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Comment le syndic de copropriété remplit-il l’état daté ?

Posté le 26 juillet 2021 dans : Le métier du syndic

Comment le syndic remplit-il l'état daté en copropriété ?

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Avant de commencer cet article, il est nécessaire de préciser qu’il ne faut pas confondre l’état daté en copropriété avec le « pré-état daté ». En effet, bien qu’on y retrouve le même type d’informations, ce dernier est plus concis que l’état daté où le contenu est plus détaillé.

Également, ce ne sont pas les mêmes entités qui le rédigent. L’état daté est un document que seul le syndic de copropriété peut fournir à un vendeur. Quant au deuxième, il peut très bien être rédigé par le vendeur lui-même. Au niveau de la temporalité également il y a des différences : le pré-état daté doit être transmis par le vendeur avant la signature du compromis de vente; l’état daté au moment de la signature de l’acte de vente en copropriété.

Dans la suite de cet article, apprenez en plus sur ce document et découvrez comment le syndic de copropriété remplit l’état daté.

Qu'est-ce que l'état daté en copropriété ?

Dans le cadre de la vente d’un logement au sein d’une copropriété, le vendeur doit fournir à l’acheteur un ensemble de documents concernant la situation financière de la copropriété, mais également sur sa structure, son organisation. À ce titre, l’état daté fait partie des documents à présenter, au même titre que le règlement de copropriété ou les derniers procès-verbaux d’assemblée générale.

Comme évoqué en introduction, l’état daté en copropriété est à communiquer au plus tard avant la signature de l’acte de vente définitif chez le notaire. C’est un document comptable obligatoire à seul but informatif pour le futur acquéreur, résumant l’état des paiements entre ce dernier, la copropriété et le vendeur. C’est un délivrable qui s’articule en trois parties distinctes :

  • Les sommes pouvant rester dues à la copropriété par le vendeur, pour le logement en question,
  • Les sommes dont le syndic est débiteur, pour le lot concerné, à l’égard du copropriétaire,
  • Les sommes qui pourraient être imputées au futur acquéreur.

Par ailleurs, concernant cette troisième partie, un annexe de l’état daté devra nécessairement notifier l’objet et l’état des procédures en cours dans lesquelles le syndic est engagé.

En cas de non-respect de cette procédure, à savoir si le vendeur ne fournit pas l’état daté à l’acheteur ou bien que les mentions qui y figurent sont fausses ou incomplètes, la responsabilité du syndic mais aussi du vendeur peut être mise en cause. C’est ce qu’on appelle une « omission volontaire », et dans ce cas de figure, le nouveau copropriétaire est dans le droit de demander l’annulation des frais liés à la procédure, mais aussi la déduction du prix de vente du bien des montants qui pourraient manquer sur le document.

Quel est le prix d'un état daté ?

L’état daté en copropriété est édité par le syndic, qui le facture au vendeur au titre des prestations particulières.

Auparavant le prix de ce service était libre et était facturé par le syndic à hauteur de 600 euros en en moyenne. Ce montant pouvait atteindre plus de 1000 euros chez certains cabinets de syndics. Néanmoins, ce n’est que récemment que le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 a fixé le montant maximum de cette opération : « le décret fixe le montant plafond des honoraires et frais perçus par les syndics de copropriété pour l’établissement de l’état daté à l’occasion de la mutation à titre onéreux d’un lot ou de plusieurs lots objets de la même mutation à 380 € TTC ».

La responsabilité du syndic de copropriété

Bien que cette mission soit courante et plutôt facile à réaliser, la responsabilité du syndic de copropriété est grande du fait même de la nature de ce document, qui vient clarifier la situation entre le vendeur et l’acquéreur.

Cependant concernant l’établissement du « pré-état daté », il n’est pas obligatoire de demander l’intervention de ce dernier pour obtenir les informations nécessaires à son remplissage. Depuis le 1er juillet 2020 le vendeur doit pouvoir les retrouver par lui-même, directement sur l’extranet copropriétaire mis à disposition par son syndic. En effet, la loi ALUR et la loi ELAN obligent la mise à disposition par le syndic de cet espace réservé au propriétaire, et précisent également la liste minimale des documents devant s’y retrouver.

Attention, un syndic ne transmettant pas un état daté en bonne et due forme engage sa responsabilité pénale. Effectivement, en fournissant un document manquant de précision pour établir une vision exacte de la situation du bien, la loi estime qu’il manque à son obligation d’information. Le gestionnaire de copropriété peut tout à fait être condamné à indemniser les acheteurs.

Comment rédiger l'état daté en copropriété ?

C’est le décret n° 67-223 de la loi du 10 juillet 1965 qui, à travers son article 5, prévoit le contenu nécessaire à l’établissement de l’état daté. Après avoir distingué les trois parties obligatoires de ce document, voici en détails les différentes mentions à inscrire pour remplir l’état daté en copropriété :

Première partie – Les sommes restant dues par le vendeur :

  • des avances exigibles
  • des provisions exigibles destiné au budget prévisionnel,
  • des charges impayées sur les exercices précédents,
  • du bénéfice d’un emprunt ou du paiement de travaux par annuités,
  • des provisions exigibles des dépenses non prévues dans le budget prévisionnel.

Deuxième partie – Les sommes dont le syndicat peut être débiteur envers le copropriétaire vendeur :

  • des provisions pour les périodes antérieures à la période en cours et non utilisées,
  • des avances réalisées auprès du syndicat des copropriétaires, comme la constitution de réserves.

Il est important de noter que le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 permet de ne plus mentionner le budget prévisionnel dans cette partie du document. Toutefois, il est possible d’indiquer les provisions du budget prévisionnel, tout comme celles qui ne sont pas prévues dans le budget prévisionnel.

Troisième partie – Les sommes qui seront à la charge de l’acheteur après la vente :

  • des provisions non encore exigibles du budget prévisionnel,
  • de la reconstitution des avances auprès du syndicat des copropriétaires,
  • des provisions non encore exigibles dans les dépenses hors budget prévisionnel.

La rédaction automatique de vos états datés en copropriété

Le métier de syndic demande une réactivité quasi permanente. C’est d’autant plus le cas avec l’évolution des besoins des copropriétaires et bien entendu de la législation encadrant les copropriétés. Remplir l’état daté est une obligation chronophage pour votre cabinet, mais qui n’est pas forcément intéressant dans le cadre de votre activité.

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