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Vérification des comptes en copropriété : quels impératifs pour le syndic ?

Posté le 28 octobre 2021 dans : Le métier du syndic
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Bien que souvent négligé, la vérification des comptes en copropriété est un rendez-vous obligatoire et primordial dans la vie d’une copropriété. En effet, c’est l’occasion de contrôler l’activité du syndic en vérifiant que les dépenses de copropriété ont bien été réalisées, que les factures soient correctes et en s’assurant qu’aucune anomalie ou dérive de consommation n’ait été effectuée.

Comme ses responsabilités de contrôle du syndic le prévalent, le conseil syndical joue un rôle prépondérant dans la vérification des comptes en copropriété. Dans la suite de cet article, découvrez comment se déroule la vérification des comptes en copropriété.

La responsabilité du syndic dans la vérification des comptes en copropriété

C’est encore une fois la loi ALUR qui donne le tempo au syndic de copropriété en lui demandant, à travers ses missions, d’organiser une réunion péremptoire à l’assemblée générale de copropriété. Dans l’objectif d’organiser et de préparer l’AG, c’est au cours de cette réunion avec le conseil syndical qu’à lieu la vérification des comptes en copropriété.

Au cours de cette rencontre, les comptes (dépenses, apports) sont donc vérifiés, mais c’est également l’occasion d’établir l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale de copropriété et d’échanger au sujet du budget pour l’année à venir. Un autre avantage de la vérification des comptes en copropriété est le fait que cela rendra l’activité du syndic davantage transparente, notamment au regard des copropriétaires.

À quel moment doit avoir lieu la vérification des comptes en copropriété ?

L’assemblée générale de copropriété doit obligatoirement avoir lieu au cours des six mois après la date d’arrêté des comptes. À partir du moment où le syndic respecte cet engagement, la vérification des comptes en copropriété peut se dérouler à n’importe quelle date entre la clôture de l’exercice comptable et la convocation à l’assemblée générale. Bien entendu, l’objectif pour le conseil syndical étant de procéder à la vérification des comptes, il va de soi que ces derniers doivent être « finalisés » avant la réunion.

La vérification des comptes en copropriété : qui participe ?

Comme nous avons pu l’expliciter dans le paragraphe précédent, deux organes doivent obligatoirement être présents pour la vérification des comptes en copropriété : le syndic de copropriété et le conseil syndical.

Mais ce ne sont pas les seuls autorisés. En effet, même un copropriétaire peut y être convié par le conseil syndical, qui peut inviter une ou plusieurs personnes qu’il aura jugé comme pertinentes pour participer à ce moment (un organe extérieur à la copropriété, expert en comptabilité par exemple).
Par ailleurs, veuillez noter qu’aucune entité ou personne physique ne peut participer à la vérification des comptes en copropriété sans l’accord au préalable du conseil syndical.

Enfin, il est important de mettre en lumière le fait que, suivant l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965, tout copropriétaire est autorisé à contrôler une fois par an les comptes de sa copropriété. Néanmoins, il paraît primordial pour le copropriétaire qui exerce ce droit, de s’être au préalable formé aux nouvelles règles comptables, et d’ainsi participer constructivement à la validation des comptes à l’occasion de l’assemblée générale de copropriété.

En quoi consiste la vérification des comptes en copropriété ?

La vérification des comptes en copropriété consiste à contrôler la gestion que peut mettre en place un syndic au sein d’une copropriété. Dans cette gestion sont englobées les dépenses effectuées, la comptabilité, mais également les conditions dans lesquelles se sont déroulés les différents travaux, marchés, contrats nécessaires à la gestion de la copropriété. En outre, un focus est réalisé sur l’élaboration du budget prévisionnel qui conditionne l’exécution de ces marchés.

Dans cette optique, selon demande, il est du devoir du syndic de copropriété de transmettre au conseil syndical une copie de tous documents, pièces justificatives ou registres faisant référence à la gestion et à l’administration de la copropriété. De ce fait, le grand livre, la balance générale et le livre-journal sont consultables et doivent, dans le cas d’une bonne gestion, présenter un équilibre total entre les soldes au crédit et ceux au débit. C’est ce qu’on appelle en comptabilité la règle de la partie double.

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Le rôle du conseil syndical dans la vérification des comptes en copropriété

Comme le précise l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que notre article dépeignant la relation entre le conseil syndical et le syndic de copropriété :  » le conseil syndical coordonne les relations entre le syndic de copropriété et copropriétaires et assure une mission consultative, d’assistance et de contrôle du syndic ».

Dans certains cas, pour éviter une longue vérification des comptes en copropriété, le syndic peut convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale dès la clôture des comptes, ce qui laisse le minimum légal de 21 jours pour les examiner avant validation dans l’optique de cette AG. Cependant, le conseil syndical peut s’y opposer, et à raison. En effet, afin de réaliser un contrôle complet, précis et soulevant toute interrogation quant à d’éventuelle anomalie, plusieurs semaines sont nécessaires. De plus, la taille de la copropriété et le nombre de lots gérés sont à prendre en compte. En effet, une petite copropriété classique qui ne possède pas d’équipement spécifique ne demandera pas forcément beaucoup de temps, ni de le faire à plusieurs reprises au cours de l’année. Dans le cas des grandes copropriétés, une vérification des comptes trimestrielle est recommandée.

Parfois, le conseil syndical est composé de copropriétaires pas forcément à l’aise avec cet exercice comptable. Dans ce cas de figure, il a tout à fait la possibilité de se faire accompagner par un tiers qualifié, qu’il s’agisse d’un copropriétaire ou bien d’une société extérieure à la copropriété.

Pour une bonne gestion de vos copropriétés, les informations et les documents doivent bien circuler entre vous et les conseils syndicaux. Cependant, il n’est pas toujours simple d’être disponible et de respecter les délais imposés par vos différentes missions.

En tant que syndic de copropriété, réalisez des gains de productivité et gagnez la satisfaction des membres des conseils syndicaux en leur offrant un espace depuis lequel ils auront accès aux comptes des copropriétés et plus bien encore.
C’est ce que nous vous proposons avec l’extranet dédié aux membres de vos conseils syndicaux !

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