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Comment bien réaliser une convocation à une assemblée générale de copropriété

Dans une année de copropriété, l’assemblée générale est définitivement le temps fort. C’est là que sont prises les décisions concernant la vie de la copropriété.

Le rôle du syndic est primordial car c’est lui qui doit, entre autre, gérer les convocations à l’assemblée générale des copropriétaires.

Nous avons listé pour vous les étapes pour bien réaliser une convocation à une assemblée générale de copropriété.

La convocation à l’Assemblée générale des copropriétaires : précision sur les modalités

L'envoie de la convocation

Envoie postal ou remise en main propre :

La convocation à l’assemblée générale de copropriété préparée généralement dans un logiciel d’assemblée générale de copropriété, peut être au choix envoyée par courrier recommandé avec Accusé de réception ou bien remise en main propre contre un récépissé ou signature d’un bordereau. Pour une même assemblée générale les deux modes peuvent être utilisés.

Par email :

C’est désormais possible d’envoyer par mail la convocation à l’assemblée générale, et d’adresser les procès-verbaux aux copropriétaires, et ce depuis le 24 octobre 2015. Cependant le syndic doit avoir l’accord préalable par écrit des copropriétaires pour pouvoir les convoquer par email. Chaque copropriétaire est libre de ne pas accepter ce mode d’envoi.

Le délai à respecter

Les copropriétaires doivent être notifiés au moins 21 jours avant l’assemblée, sauf cas d’urgence. Selon les modes de convocation, ce délai peut toutefois différer.

  • Si la convocation est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, le point de départ est le lendemain du jour de la première présentation du recommandé au domicile du copropriétaire.
  • Pour une remise en main propre, c’est la date de signature qui fixe le point de départ, le délai commence à partir du lendemain de la signature.

Pour la lettre recommandée électronique, le destinataire dispose de 15 jours à compté du lendemain ou a il a été informé de cet envoi pour l’accepter ou le refuser. La loi prévoit que le point de départ de la notification est le lendemain de l’envoi au copropriétaire du courrier l’informant qu’une LRE lui a été adressée.

L'ordre du jour

Il comporte la liste des questions ou résolutions qui devront être débattues ou votées lors de l’assemblée générale. L’ordre du jour se doit d’être clair et précis, il doit bien distinguer les différentes questions abordées, car un vote global ne serait pas valable.

Qui fixe l’ordre du jour ?

C’est le syndic qui fixe l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical, mais un copropriétaire peut tout a fait faire inscrire une question à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Il faut juste faire la demande assez tôt pour qu’elle puisse être ajoutée à temps.

Informations utiles :

La convocation doit mentionner le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, si ce n’est pas le cas, l’annulation de l’assemblée générale peut être demandée. L’assemblée générale doit se dérouler obligatoirement dans la commune ou se trouve la copropriété, sauf si le règlement de copropriété en dispose autrement. L’AG peut se tenir tous les jours même le dimanche, sauf si le règlement de la copropriété l’interdit.

Les documents à transmettre

Certains documents doivent être transmis en fonction des questions posées, ils sont joints à la convocation car ils doivent parvenir aux copropriétaires en même temps que l’ordre du jour.

Lorsque l’AG doit approuver un contrat ou un devis par exemple, les conditions essentielles du contrat doivent être notifiées obligatoirement aux copropriétaires.

Pour leur information, un certain nombre de documents peuvent être adressés aux copropriétaires, comme par exemple l’état détaillé des rémunérations du syndic. L’absence de remise de documents non obligatoire ne peuvent pas faire annuler une AG.

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