Les problématiques du métier du syndic
A chaque problématique correspond une de nos solutions, voici les principaux points et les réponses que nous y apportons


Budget et Provisions :
De la saisie du budget à la consultation des appels de fonds sur internet par le copropriétaire dans son espace réservé ou dans ses mails
- Augmentation automatique des nouveaux budgets à partir des informations des exercices précédents
- ou saisie simple comme dans un tableau excel
- Diverses présentations des appels de fonds avec ou sans relevé de compte, détaillée ou non par lot, mise en page paramétrable, commentaires
- Groupe séparé d’impression pour les copropriétaires louant ou prélevés ou au contentieux ou selon le mode d’envoi
- Virement automatique dans les comptes de gérance des lots loués
- Internet et envoi groupé des appels de fonds par mail

Encaissement :
Des outils adaptés pour dynamiser ce poste répétitif
- Saisie rapide d’après le code ou le nom du copropriétaire
- enregistrement par lecteur chèque
- Traitement des TIP par une société externe
- Saisie espèce
- Prélèvements mensuels ou trimestriels (fichier de transfert pour la banque)
- Compte bancaire séparé ou compte commun
- Outil de traitement du bordereau CAF
- Internet : paiement en ligne sécurisée par PBOX

Saisie et paiement des factures :
Des factures comptabilisées dans les comptes dès leur arrivée, et un paiement différé pour une gestion automatique de la trésorerie disponible
- Saisie directe des factures
- Saisie à partir du contrat qui pré codifie la facture
- Saisie à partir des OS de travaux.
- Paiement par chèque
- Paiement par virement
- Paiement par prélèvement des fournisseurs
- Contrôle de trésorerie automatique
- Choix des factures à payer
- Compte bancaire commun ou compte séparé
- Fabrication des chèques (CMC7)
- Envoi par mail des avis de virement aux fournisseurs

Suivi comptable des travaux votés en AG :
Le suivi comptable des travaux de l'AG à la clôture des travaux, avec reprise automatique des informations dans l’état daté et le carnet d’entretien
- Echéancier des appels de fonds
- Situation comptable (appels réalisés, factures comptabilisées, facture à payer, dettes des copropriétaires)
- Annexes 4 et 5
- Reprise automatique des travaux dans l’Etat Date
- Reprise automatique des travaux dans le carnet d’entretien

Honoraires :
Automatisation et contrôle des honoraires
- Calcul automatique des honoraires de gestion par mois ou trimestre
- Rappel automatique lors de l’augmentation des honoraires
- Saisie et traitement des factures de prestations annexes
- Contrôle des honoraires par gestionnaire

Clôtures de comptes et répartition des charges :
Facilité de préparation et respect des normes comptables SRU
- Liste des dépenses, annexes 1, 2, 3, 4, 5
- Pour la préparation : « OD assistées » pour changement de compte, charges constatées d’avance, factures non parvenues - Décompte individuel pour les copropriétaires
- Le traitement de clôture des comptes bloque la saisie d’écriture sur l’exercice à approuver, en attendant la comptabilisation réelle après l’AG
- Le traitement prépare en plus la régularisation des soldes de charges des locataires gérés par le cabinet sur l’immeuble
- Prélèvements copropriétaires
- Virement automatique dans les comptes de gérance des lots loués
- Les comptes sont clos au dernier jour de l’exercice mais l’imputation sur les copropriétaires présents se fait à la date de l’AG ou à une date choisie par l’utilisateur.

Préparation et tenue de l’AG par AGCOP :
De la convocation à la notification de l’AG : sécurité, fiabilité, facilité d’utilisation pour une tenue de l’AG en direct
- Saisie de la convocation à partir d’un catalogue de résolutions
- Edition de la convocation dans un document word avec lettre d’envoi et pouvoir
- Saisie des présents selon divers modes (clic sur le nom, composition du début du nom, douchette de lecture code barre)
- Contrôle du nombre des pouvoirs attribués
- Le vote se fait d’abord par un choix par défaut pour tous (Pour, Contre, Abstention), puis en cochant ou décochant ceux qui votent différemment
- La situation du vote est affichée en temps réel (approuvé, rejeté, nombre de voix, nombre de copropriétaire pour, contre, abstention)
- Mandataire et mandants peuvent voter différemment
- Ajout de commentaires
- L’entrée ou le départ d’une personne est enregistré dans la chronologie de l’assemblée et permet d’attribuer ses pouvoirs - Consultation de la chronologie de l’assemblée ou du récapitulatif des votes d’une résolution
- Le vote à l’article 24 est proposé automatiquement pour une résolution rejetée à l’article 25 mais ayant recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires
- Confection automatique du compte rendu dans word pour signature à la fin de l’AG
- Notification personnalisée au nom de chaque copropriétaire
- Recommandés aux absents, aux représentés, et à ceux qui ont votés à l’inverse de la décision prise pour une résolution

Traitements des évènements – OS – demandes de devis :
De la réception de l’appel téléphonique au contrôle de la facturation des travaux : pour justifier vos interventions
- Enregistrement rapide de l’appel dans la gestion des évènements
- Enchaînement sur l’ordre de service (OS) au fournisseur
- Contrôle et comptabilisation de la facturation à partir de l’OS
- Une liste des commandes non facturées
- Une liste pour justifier les interventions lors de l’AG

Relances et Contentieux :
Automatisation des courriers et suivi du dossier
- Relance : automatisation des courriers et des frais, gestion de plusieurs niveaux de relance, avec ou sans recommandé
- Contentieux : l’information est visible en consultation du dossier et lors de la saisie des encaissements
- Courriers pour huissier, avocat, commission surendettement, syndic de liquidation
- Facturation des honoraires

Gestion des sinistres de l’immeuble :
De l’appel reçu à l’indemnisation du sinistre : tout ce que vous devez savoir pour agir à temps
- Editer la déclaration du sinistre à l’assurance
- Noter les dates de RV
- Gérer un répertoire des intervenants (assurance, expert, sinistrés, architecte etc)
- Editer des courriers d’information, de relance, de confirmation
- Suivre individuellement chaque sinistré (devis, facture, remboursement)
- Noter les conclusions de l’expertise
- Visualiser les documents reçus par mail ou scannés et associés au dossier
- Visualiser les courriers émis
- Consulter la chronologie de l’ensemble
- Editer une fiche récapitulative que vous pouvez joindre à vos courriers
- Suivre le coût du sinistre : travaux pour réparer la cause et ceux pour réparer les dégâts dus au sinistre
- Se fixer des alertes sur les actions à faire

Suivi comptable des travaux votés en AG :
Le suivi comptable des travaux de l'AG à la clôture des travaux, avec reprise automatique des informations dans l’état daté et le carnet d’entretien
- Echéancier des appels de fonds
- Situation comptable (appels réalisés, factures comptabilisées, facture à payer, dettes des copropriétaires)
- Annexes 4 et 5
- Reprise automatique des travaux dans l’Etat Date
- Reprise automatique des travaux dans le carnet d’entretien

Carnet d'entretien :
Un simple clic pour imprimer un carnet d’entretien à jour
- C’est tout le cabinet qui participe par son travail quotidien à l’élaboration du carnet d’entretien en mettant à jour les informations d’Aramis (règlement de copropriété, membres du CS, certificats de conformité, travaux, contrats d’entretien, assurance, équipement etc..)

Archivage - historisation :
Plus besoin d’imprimer en double exemplaire et plus besoin de se déplacer pour rechercher dans les armoires
- Les documents émis sont automatiquement archivés dans le dossier du copropriétaire ou de l’immeuble
- Les documents reçus de l’extérieur, scannés ou directement sous format informatique, sont également archivables
- Ils sont consultables à tout moment à partir du dossier du copropriétaire ou de l’immeuble
- Ces archives peuvent être ré imprimés avec des commentaires complémentaires ou envoyés par mail sous format PDF
- Ces archives sont publiables sur internet dans l’espace client du copropriétaire (appel de fonds, arrêté des compte, PV d’AG)

Recherche :
Une recherche par nom et une organisation de l’information par dossier :
- Recherche sur le nom, par groupe de gestion ou signataire immeuble, par téléphone, dans une liste
- Une conception dossier : vous avez trouvé l’immeuble ou le copropriétaire vous avez accès à toutes ses informations directes ou indirectes

Gestion des envois aux copropriétaires :
Diverses options d'acheminement des documents chez les copropriétaires : économiser les coûts, les refacturer au client
- Impression interne et courrier postal,
- Impression et envoi faits par routeur externe
- Envoi groupé par mail en fichier PDF
- Internet : consultation des comptes et documents dans l'espace client du copropriétaire

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