Les problématiques du métier de la gérance
A chaque problématique correspond une de nos solutions, voici les principaux points et les réponses que nous y apportons


Encaissement :
Des outils adaptés pour dynamiser ce poste répétitif
- Saisie rapide d’après le code ou le nom du copropriétaire
- enregistrement par lecteur chèque
- Traitement des TIP par une société externe
- Saisie espèce
- Prélèvements mensuels ou trimestriels (fichier de transfert pour la banque)
- Outil de traitement du bordereau CAF
- Internet : paiement en ligne sécurisée par PBOX

Entrée nouveau locataire :
Une seule saisie des informations pour mettre à jour la base de données, faire le bail et tous les courriers
- Saisie de l’identification du locataire et des informations du bail
- Edition du « bail papier » pour la signature et de tous les courriers associés aux locataire, garant, propriétaire
- Sortie automatique du lot de la liste des relocation
- Saisie et comptabilisation des honoraires, du DG et du 1er avis d’échéance

Sortie locataire et remboursement DG :
Il suffit de saisir la date de sortie d’un locataire pour qu’il soit pris en charge par tous les services concernés
- Enregistrement de la date de sortie, du nouveau loyer et charges à proposer pour la relocation
- Edition des courriers locataire, propriétaire, impôt, bon de commande pour les diagnostics
- Le lot est immédiatement disponible pour les « négociateurs » dans la liste des relocations
- Le dernier avis d’échéance est calculé au prorata des jours de présence
- Le lot est pris en charge dans la liste des alertes qui gère les remboursements de DG
- Le remboursement DG permet d’ajouter des frais divers, effectue automatiquement les compensations entre les dettes et le DG à rembourser, imprime la lettre chèque pour le locataire

Suivi des locataires (révision, renouvellement, assurance RC) :
blabla
- Révision des loyers : liste de contrôle et lettres au locataire au garant, au propriétaire
- Renouvellement des baux : liste de contrôle et lettre d’information au propriétaire
- Assurance responsabilité civile : lettres aux locataires à la date d’échéance, liste de suivi pour mettre à jour les dates
d’échéances, et relances

Régularisation des charges locatives :
Des traitements adaptés à chacune des situations pour que ces traitements soient fait chaque année sans retard et avant la déclaration fiscale de l’année N+1
- Pour les immeubles en syndic gérés par le cabinet : le solde des charges locatives est fait en même que l’arrêté des comptes de la copropriété
- Pour les immeubles en appartenant à un seul propriétaire : les charges sont répartis entre les locataires en appliquant des clés de répartition en tantièmes ou en consommation. La quote-part des charges récupérables incombant aux propriétaires du fait de la vacance des lots est conservée pour la déclaration fiscale
- Pour les syndics externes la saisie des charges de copropriété permet à la fois de payer le solde au syndic, de calculer la régularisation des charges du locataires, d’imprimer un décompte, et de conserver les informations pour la déclaration fiscale

Relance et Contentieux :
Automatisation des courriers et suivi du dossier
- Relance : automatisation des courriers et des frais, gestion de plusieurs niveaux de relance, avec ou sans recommandé
- Contentieux : l’information est visible en consultation du dossier et lors de la saisie des encaissements
- Courriers pour huissier, avocat, assurance, commission surendettement, syndic de liquidation
- Liste des locataires au contentieux
- Facturation des honoraires
- Accès au dossier sinistre assurance pour l’indemnisation du propriétaire

Saisie et paiement des factures :
Des factures comptabilisées dans les comptes dès leur arrivée, un paiement différé pour une gestion automatique de la trésorerie disponible
- Saisie directe des factures
- Saisie à partir du contrat qui pré codifie la facture
- Saisie à partir des OS de travaux
- Paiement par chèque
- Paiement par virement
- Paiement par prélèvement des fournisseurs
- Contrôle de trésorerie automatique
- Choix des factures à payer
- Compte bancaire commun ou compte séparé
- Fabrication des chèques (CMC7)
- Option d’envoi par mail des avis de virement aux fournisseurs

Versement d'acomptes au propriétaire :
Un outil adapté et souple pour verser les fonds aux propriétaires entre deux arrêtés de compte
- Gestion automatisée d’acomptes mensuels avec plusieurs modes de calcul et contrôle du disponible
- Gestion de retenues qui se déduisent du disponible afin de conserver les fonds nécessaires aux charges à venir (salaire, provisions syndic, travaux)
- Lettre chèque ou virement
- Internet et envoi groupé des avis de virement par mail aux propriétaires

Compte rendu de gestion propriétaire :
Des documents complets et clairs
- de nombreux choix de traitement concernant la périodicité, la présentation, les méthodes de calcul des honoraires
- gestion des indivisions : édition des états et règlement des soldes par indivisaire
- paiement par lettre chèque ou virement
- archivage des documents dans le dossier propriétaire
- Internet et envoi groupé des avis de virement par mail aux propriétaires

Fiscalité :
Les obligations fiscales : la synthèse d’une année de travail en toute fiabilité
- Information pour la déclaration TVA
- Information pour La déclaration de revenus fonciers (2044, 2044S, 2072S, 2072C, attestations travaux, honoraires et salaires, liste des locataires)

Gestion des sinistres locatifs :
De la déclaration à l’indemnisation du sinistre : tout ce que vous devez savoir pour contrôler vos dossiers sinistres
- Editer la déclaration du sinistre à l’assurance
- Noter les dates de RV des expertises
- Gérer un répertoire des intervenants (assurance, expert, sinistrés, architecte etc)
- Editer des courriers d’information, de relance, de confirmation
- Noter les conclusions de l’expertise
- Visualiser les documents reçus par mail ou scannés et associés au dossier
- Visualiser les courriers émis
- Consulter la chronologie de l’ensemble
- Editer une fiche récapitulative que vous pouvez joindre à vos courriers
- Suivre le coût du sinistre : travaux pour réparer la cause et ceux pour réparer les dégâts dus au sinistre
- Assurance loyers impayés : Suivre les remboursements de l’assurance par rapport aux dettes du locataires
- Vacance, Carence locative : suivre les versements de l’assurance par rapport aux indemnités calculées
- Se fixer des alertes sur les actions à faire

Archivage - historisation :
Plus besoin d’imprimer en double exemplaire et plus besoin de se déplacer pour rechercher dans les armoires
- Les documents émis sont automatiquement archivés dans le dossier du locataire ou du propriétaire
- Les documents reçus de l’extérieur, scannés ou directement sous format informatique, sont également archivables
- Ils sont consultables à tout moment à partir du dossier du locataire ou du propriétaire
- Ces archives peuvent être ré imprimés avec des commentaires complémentaires ou envoyés par mail sous format PDF
- Ces archives sont publiables sur internet dans l’espace client du locataire (avis d’échéance) et du propriétaire (compte de gérance)

Recherche :
Une recherche par nom et une organisation de l’information par dossier :
- Recherche sur le nom, par groupe de gestion, par immeuble, par signataire immeuble, par téléphone, dans une liste
- Une conception dossier : vous avez trouvé le propriétaire, vous avez accès à toutes ses informations directes et à tout ce qui concerne ses locataires (et vice versa pour le locataire)

Gestion des envois aux propriétaires :
Diverses options d'acheminement des documents chez les locataires et propriétaires : économiser les coûts
- impression interne et courrier postal,
- impression et envoi faits par routeur externe
- envoi groupé par mail en fichier PDF
- internet : consultation des comptes des documents dans l'espace client du locataire et du propriétaire

Relocation :
Athos, un outil de gestion des offres de relocation de la date de sortie du locataire à la date d’entrée du nouveau locataire
- Sélection des biens adaptés au prospect
- Edition de fiche récapitulative
- Edition d’affiche pour les vitrines
- Publication sur internet
- Edition d’engagement de location, de courriers
- Des informations complètes en liaison étroite avec Aaramis

Rapprochement bancaire :
Pour cette obligation comptable un outil performant, fiable, sécurisé, indispensable
- Sélection des biens adaptés au prospect
- Intégration du relevé bancaire à partir des fichiers normalisés de la banque
- Contrôle systématique du solde de début de relevé bancaire par rapport au solde de fin du précédent
- Pointage automatique sur montant et pièce, puis sur montant avec possibilité de correction, puis par l’utilisateur
- Impossibilité de pointer manuellement les écritures comptables en dehors du rapprochement bancaire

Contrôle de gestion, statistique :
- Statistique patrimoine en nombre pour l’exercice en cours avec la liste justificative des éléments comptés (mandats actifs, entrant, sortant, nombre de lots actifs, entrant, sortant, nombre de lots vacant, de relocation, de première location, % d’occupation)
- Honoraires de gestion en totalité, par gestionnaire, par type d’honoraire
- Pointe des dépots
- Statistiques des encours par fournisseur pour le cabinet (facturé, commandé)

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